Im ersten Teil der Blog Serie „Warum ist die Nutzung von WhatsApp in Unternehmen ungeeignet“ haben wir uns bereits mit dem Thema Sicherheit und Datenschutz befasst. Im 2 Teil lesen Sie nun über die 5 funktionellen Nachteile für den geschäftlichen Gebrauch.

1. Unzureichende Kontrolle über Teilnehmer in Gruppen
Unternehmen haben keine Kontrolle und keinen Einfluss darauf, wer sich in welchen WhatsApp Gruppen befindet. Da Mitarbeiter WhatsApp Gruppen größtenteils selbst gründen, können Personen außerhalb des Unternehmens unbemerkt in Gruppen eingeladen werden. Unternehmen arbeiten zudem oftmals mit Externen (Freelancer, Partner, Lieferanten etc.) zusammen. Es ist naheliegend, dass diese auch in unternehmensinterne WhatsApp Gruppen eingeladen werden. Die Löschung der Externen aus den Gruppen kann nach Beendigung des Projekts vergessen werden. Auch Ehemalige Mitarbeiter werden oftmals nach dem Ausscheiden in Gruppen vergessen. Dieses kann besonders nachteilig werden, wenn ehemaliger Mitarbeiter und Arbeitgeber im Streit auseinander gegangen sind.

2. Vermischung von Privat und Beruf
Vor allem bei WhatsApp Nutzern ohne Diensthandy besteht die Gefahr, dass private und geschäftliche Inhalte vermischt werden. Viele Nutzer sind Mitglied in Gruppen, welche aus Freunden oder Familie bestehen, jedoch auch in Gruppen bestehend aus Arbeitskollegen. Manchmal sind Kollegen jedoch auch Freunde, wodurch die Vermischung aus Privat und Geschäft schnell gegeben ist. Welche Gruppe eignet sich beispielsweise für die Koordination eines beruflichen Projekts und welche für die außerberufliche Sportveranstaltung, welche man mit Freunden und Arbeitskollegen (welche dann auch zu den Freunden zählen) beiwohnen möchte?  So können schnell vertrauliche geschäftliche Informationen in die falschen Hände geraten.

 3. Diverse Kommunikationskanäle
Aufgrund des großen Bedarfs und der geringfügigen Bereitstellung einer einheitlichen Kommunikationslösung, bedienen sich verschiedene Arbeitnehmergruppen, neben WhatsApp an verschiedenste Lösungen. So wird zum Beispiel in der Vertriebsabteilung Sales Chatter von Salesforce genutzt, wobei die Marketingabteilung auf Skype schwört und die Produktion über Yammer kommuniziert. Jede Gruppe bildet so sein eigenes Netzwerk. Synergien und Inspiration zwischen Gruppen werden so verhindert und abteilungsübergreifende Kommunikation geschieht ebenfalls über diverse unstrukturierte Kanäle. Hinzu kommt die Intransparenz. Das Management bekommt keinen Einblick, wer sich in welcher Gruppe aufhält, wer welche Gruppe verantwortet und wer welcher Gruppe hinzugefügt wird. So entsteht eine unkontrollierbare Eigendynamik.

4. Kein Abschalten
Das Empfangen von Nachrichten aus beruflichen WhatsApp Gruppen, außerhalb der Arbeitszeit ist unvermeidbar. Denken Sie hierbei beispielsweise an Gruppen, in denen die Mitglieder auf Schichtarbeit tätig sind. Zwar kann man den Chat auf Stumm schalten, eine Notification erhält man dennoch; spätestens, wenn man eine private Nachricht abrufen möchte. Dieses kann den ein oder anderen Mitarbeiter dazu auffordern, sich auch außerhalb der Arbeitszeiten mit der Arbeit zu befassen und somit Stress auslösen, da er nicht wirklich abschalten kann.

5. Unübersichtlichkeit führt zu Frust
Ein weiteres Defizit der Nutzung von WhatsApp ist die generelle Unübersichtlichkeit innerhalb der Gruppen, sowie die Anzahl der verschiedenen Gruppen pro Benutzer. Es wird schnell dazu geneigt für jedes Thema eine neue WhatsApp Gruppe zu gründen, sowohl auf privater als auch auf geschäftlicher Ebene. Das damit verbundene Risiko private und berufliche Inhalte zu vermischen wurde bereits unter Punkt 2 dargelegt. Zudem kann es schnell passieren, dass themenübergreifend in einer WhatsApp Gruppe kommuniziert wird. Die daraus entstehende Informationsüberlastung sorgt für Unübersichtlichkeit, welche auch mal bei der Suche nach einer bestimmten Nachricht oder einem geteilten Dokument, frustrierend sein kann.

 

Fazit

Aufgrund der weitverbreiteten Nutzung von WhatsApp im Privatleben, bestehen viele Arbeiternehmer immer mehr darauf, solche Dienste auch beruflich nutzen zu können. Wie also umgehen mit dem steigenden Bedarf?

Sie können Richtlinien für die Verwendung privater Messaging-Apps und sozialer Medien im Unternehmen implementieren. Darf man beispielsweise eine WhatsApp-Gruppe mit allen Teammitgliedern erstellen, um jemanden für eine offene Schicht zu finden oder um zu ermöglichen, dass Teammitglieder die Schicht tauschen können? Wie aber können Sie überprüfen, ob alle Mitarbeiter diese Richtlinien einhalten? Und was muss sonst noch in diesen Richtlinien verankert sein? Das Erarbeiten und die Einhaltung solcher Richtlinien, zieht einen enormen Aufwand mit sich. Man sollte also gut überlegen ob sich dieser Aufwand lohnt und Mitarbeiter letzendes dennoch den Messenger bedenkenlos und effizient nutzen können.

Bieten Sie Ihren Mitarbeitern also eine bessere Alternative. Sie finden die Lösung in einer Plattform, wie Speakap, die speziell für die interne Unternehmenskommunikation entwickelt wurde und weitausmehr Vorteile bringt als die reine Messaging Funktion.

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